Blog: Jak s digitalizací začít v praxi a bez chyb

Napsali jsme pro Sdružení účetních a daňových poradců:

2. díl série od spoluzakladatele Calkiry Milana Petráčka o tom, proč nedávat AI jako první ty nejsložitější doklady a jak si postupně vybudovat důvěru v autopilota.

Digitalizace bez stresu: proč je lepší začít jednoduše a nechtít po technologiích zázraky hned první den

Když se dnes mluví o digitalizaci, automatizaci a umělé inteligenci v účetnictví, často vidím dva extrémy. Jedni mají pocit, že bez AI už nejde účetnictví dělat, druzí se jí naopak obávají a vnímají ji jako hrozbu pro své řemeslo nebo jako nástroj, který přinese víc problémů než užitku. Pravda – jako obvykle – leží někde uprostřed. A velmi často záleží hlavně na tom, jak k digitalizaci přistoupíme na začátku.

Digitalizace za mě není o tom, že mám fakturu v PDF uloženou někde na cloudu. Mám na mysli komplexní nástroj, který funguje tak, že účetní nepotřebuje papír. Má veškeré podklady v digitální formě, přehledné, strukturované, jednoduše dohledatelné, to vše s přiměřenou mírou automatizace, s minimem nebo ideálně úplně bez juniorní práce, dostupnou i pro kohokoliv ve firmě, který potřebuje mít přehled ze svého pohledu a k plnění svých pracovních činností. A to je už komplexní systém, tzv. velmi dobře namazaný stroj, a i ten potřebuje svůj čas a prostor, aby byl nejlepší. 

Z praxe totiž vidím, že největší odpor k digitalizaci, automatizaci a AI nevzniká proto, že by účetní technologie odmítali. Vzniká proto, že od nich mají zpočátku ať už majitelé, manažeři nebo účetní nereálné očekávání a chtějí téměř nemožné hned na první pokus. 

Nejčastější chyba: dát AI to nejsložitější

Typický scénář vypadá takhle: ve firmě nebo účetní kanceláři se rozhodnou „vyzkoušet digitalizaci s AI účetní“. A jaké doklady jí dají jako první? Ty nejproblematičtější. Složité, nestandardní, jednorázové případy, u kterých často ani zkušený účetní na první pohled neví, kam je přesně zaúčtovat. Doklady se specifickým členěním, kombinací středisek, výjimek v DPH nebo interní logikou, která často nikdy nebyla nikde pořádně popsána.

Není pak divu, že výsledek neodpovídá očekávání. Technologie tápe, účetní znejistí a závěr je rychlý: „Tohle nefunguje.“ Ve skutečnosti ale nejde o selhání technologie, ale o špatně zvolený start.

Úplně stejně bychom přece nehodnotili nového juniora podle toho, jak zvládne první den nejsložitější zakázku v kanceláři. Nejdřív se rozkouká, naučí se systém, pochopí logiku firmy a až postupně dostává náročnější úkoly. U AI účetní to platí naprosto stejně.

Začněme tam, kde to dává smysl

Pokud chceme, aby digitalizace, automatizace a AI fungovala, je nejlepší začít jednoduššími, opakovanými doklady. Typicky fakturami za služby, běžným nájemným, telefonními a internetovými tarify, standardními nákupy, účtenkami. Tam, kde se doklady opakují a kde existuje logika, kterou lze pochopit a naučit se ji jasně, rychle, logicky.

V digitálních systémech, které mají v sobě AI účetní – a jedním z nich je i CALKIRA – má technologie prostor se postupně zaučit. Chápe účetní osnovu, strukturu středisek, zakázek a činností, členění DPH, vazby, které se pořád opakují. U podobných dokladů začne velmi rychle pracovat samostatně a s překvapivě vysokou přesností. Velmi často stačí 2-3 podobné doklady a už to jede na tzv. „autopilota“. 

Důležité je, že účetní má po celou dobu situaci pod kontrolou. Kontroluje, potvrzuje, může opravit. Podle oprav se systém znovu učí a zítra už stejnou chybu neudělá znovu. Opět je to stejné, jako s novým juniorem v kanceláři, kterému také postupně přidávám práci, ale začínám nějakým základem a rutinou. Účetní pak postupně získává jistotu. A ve chvíli, kdy vidí, že systém funguje spolehlivě, nechá tyto případy běžet na „autopilota“ a postupně se věnuje a posouvá se ke složitějším případům. Ne skokem, ale krok za krokem, týden za týdnem. 

Důvěra se buduje postupně – a je to v pořádku

Často slýchám větu: „Tohle jsou doklady za odměnu. Ty si účtuju sám, jednou týdně, ideálně v pátek po obědě u dobré kávy, abych měl jistotu, že je všechno správně.“ A já tomu naprosto rozumím. Tahle věta totiž neříká nic o lásce ke klikání dokladů. Říká hlavně to, že účetní chce kontrolu, přehled a klid v hlavě.

A právě tady je podle mě jeden z největších přínosů digitalizace a automatizace. Doklady nemusí čekat na páteční kávu. Jsou zpracované průběžně, včas a přehledně. Účetní se pak u kávy nemusí proklikávat rutinou, ale může dělat to důležité – kontrolu, revizi, vyhodnocení, reporting. Anebo si ke kávě prostě dát zákusek a mít radost z toho, že má spolehlivého pomocníka, který ho zbavil rutinní práce.

Účetní řemeslo podle mého názoru nezmizí. A je to dobře.

Opakuju to často a budu to opakovat dál: účetní řemeslo podle mě nezanikne. V každé firmě vždy zůstanou doklady a situace, kde je lidský úsudek nenahraditelný. Typicky složitější středisková rozúčtování, kdy jedna přijatá faktura představuje souhrnnou částku, která se podle určitého klíče dělí na více částí – a někdy dokonce v každém období jinak. Kontrolní mechanismy, spojování složitějších vazeb a proúčtování, to jsou příklady, kde má a podle mého názoru bude mít dále účetní hlavní slovo.

Zároveň ale platí, že každý takový složitější případ je příležitostí systém dál zlepšovat a učit. U nás ve firmě se právě tomu věnujeme – postupně zaučujeme systémy i na těžší, ale logicky účtované doklady. Vytváříme rozšířené vazby, automatizace proúčtování, zlepšujeme kontrolní mechanismy, aby toho autopilot dával co nejvíce a bylo v systému jasné a zřetelné oranžové nebo červené světlo, kdy si systém není jistý a žádá o spolupráci svého skutečného kolegu – účetní. Netrénujeme ale systém na chaos, ale na promyšlené účetní postupy.

Co od AI ani automatizace chtít nemůžeme – a ani bychom neměli – chtít práci s doklady, které postrádají jakýkoliv řád nebo logiku. Pokud se něco účtuje podle pocitu, jestli náklad využil víc Petr nebo Pavel, pokud je jedna faktura jednou režie, podruhé materiál a potřetí zboží a nikdo často pořádně neví proč, pak není problém v technologii. Problém je v procesu. A ten žádná AI ani digitalizace nezachrání. V těchto případech a aktuálně je řešíme ve více firmách, je potřeba dokonale pochopit firemní styl, systémy a pravidla. Oddělit to, co automatizovat lze a to, co pravidla postrádá. Následně pak důkladně pochopit a pokusit se pravidla udělat a nastavit. Nebudu se nyní rozepisovat o tom, že často se najde tzv. „žába na prameni“, která když se usměrní, tak se digitalizace a s ní spojené automatizace rozjedou kosmickou rychlostí.

Cloud není totéž, co digitalizace

Cloudová úložiště, ať už na Google disku nebo u Microsoftu, přinesla účetním obrovskou úlevu. Doklady jsou dostupné, neztrácejí se, nemusí se jezdit sem a tam. Jenže cloud sám o sobě není digitalizace účetních procesů.

Dovolím si malé přirovnání. Před dobou cloudů jsme chodili do práce pěšky nebo jezdili na kole. S nástupem cloudů jsme si pořídili auto – řekněme Trabanta. Posun byl obrovský a pomohl nám ušetřit spoustu námahy. Jenže dnešní specializované nástroje pro digitalizaci účetnictví jsou úplně jiná liga. To už nejsou jen obyčejná auta, to je moderní Mercedes a někdy už ani to ne – někdy už prostě rovnou létáme.

Automatizace, digitální stopy, zpětná vazba k zaúčtování, schvalovací procesy, přesná informace o tom, kde se doklad nachází, na koho čeká a kdy do firmy dorazil. To všechno jsou věci, které běžné cloudové úložiště nezajistí jako ucelený nástroj digitalizace – a nikdy ani umět nemělo.

Digitalizace jako pomocník, ne jako hrozba

Pokud k digitalizaci přistoupíme rozumně, postupně a s respektem k realitě účetní práce, může se stát skutečným pomocníkem. Ne náhradou účetních, ale nástrojem, který jim vrátí čas, klid a prostor dělat práci, která má skutečnou hodnotu.

A právě s tímto přístupem jsem se i já rozhodl podílet na vzniku CALKIRA. Ne jako technologické hračky, ale jako praktického pomocníka postaveného na skutečných zkušenostech z účetnictví a firemní praxe. O tom, jak konkrétně může takový přístup vypadat v každodenním provozu účetní kanceláře nebo firmy, jak můžeme digitalizaci posunout na aktuální TOP stav o automatizacích, pokročilém schvalování a dalších možných vychytávkách napíši v příštím čísle.