Blog: O narůstajícím objemu dokladů a nutnosti změny

Napsali jsme pro Sdružení účetních a daňových poradců:

1. díl série od spoluzakladatele Calkiry Milana Petráčka o tom, kde účetním reálně utíká nejvíce času a jak zrušit věčný stres kolem 25. v měsíci.

Rostoucí nároky, méně času a více odpovědnosti: proč se digitalizace stává nezbytností v účetnictví i firemní ekonomice

Účetnictví dnes prochází největší proměnou za poslední desítky let. Nejde o módní pojmy typu „digitalizace“ nebo „automatizace“. Jde o realitu každodenní práce účetních, firemních ekonomů a manažerů, kteří jsou pod stále větším tlakem – dodat přesné výsledky rychleji, pracovat s větším objemem dat, zvládnout širší legislativu a současně držet náklady na uzdě. K tomu přibývá tlak ze strany firemního vedení i majitelů: chtějí aktuální přehled, okamžitou dostupnost dokladů a rychlejší reporting.

Současně roste počet transakcí a dokladů – firmy jsou více online než kdy dřív, nakupují digitální služby, pracují s více dodavateli, řeší desítky kanálů, odkud doklady přicházejí. Z dříve „jednoduchého“ (ve smyslu slova jednoduše ne daňová evidence) účetnictví se stává komplexní administrativní koláž, kde každý chybějící dokument, každá nejasnost nebo každá pozdní reakce zpomaluje celý systém. Firmy i účetní kanceláře se tak ocitají v prostředí, kde objem práce roste rychleji, než počet dostupných lidí, a kde největší zátěž způsobují nikoliv odborné účetní úkony, ale ruční operativa a neuspořádané procesy.

Problém není účtování. Problém je často i chaos kolem dokladů.

Ačkoliv se často diskutuje o složitosti účetnictví nebo legislativě, praxe ukazuje jiný zdroj většiny problémů: proces okolo dokladů a předávání informací. Doklady přicházejí z různých zdrojů – e-mail, WhatsApp, fakturační portály, zákaznické účty, provozovny, fotografie z mobilu, občas a stále pořád velmi často i v papírové podobě. Zorientovat se v tom, zda všechno dorazilo, kdo co drží, co se schvaluje a kde něco zapadlo, je často náročnější než samotné zaúčtování.

Časté jsou situace, kdy doklad ve firmě „nikdo neviděl“, i když reálně leží v e-mailu nebo na stole u některého zaměstnance. Účetní musí opakovaně urgovat podklady, přeposílat e-maily, dohledávat souvislosti nebo vysvětlovat, že doklad není kompletní. To vše zpomaluje nejen účetní kancelář, ale i samotnou firmu. Výsledkem je stres, prodlevy a nutnost hasit operativu, namísto aby se účetní mohli věnovat vlastní odborné práci.

Roste i potřeba okamžité orientace v datech

Firemní vedení chce mít přehled – ideálně okamžitý. A to dnes není jednoduché. Pokud firma nemá jasně nastavené procesy, doklady necestují plynule a nejsou na jednom místě, reporting nemůže být ani rychlý, ani přesný. Stává se, že výsledky jsou zkreslené, protože některé náklady chybí, nebo nebyly zpracovány včas. Ekonomické řízení firmy je pak založené spíše na pocitu než na reálných datech.

Digitalizace zde hraje zásadní roli. Umožňuje vytvořit prostředí, kde účetní data proudí, doklady se neztrácejí a firma má jasnou informaci o tom, co je hotové, co čeká, co je potřeba doplnit a kde proces vázne.

Digitalizace není o revoluci. Je to reakce na dnešní tempo.

Velká část účetních i majitelů firem se digitalizaci dlouho vyhýbala. Někdy ze strachu, někdy kvůli návykům, jindy kvůli špatné zkušenosti s příliš složitými nebo drahými systémy. Jenže dnešní realita ukazuje, že digitalizace není volitelné téma budoucnosti – je to nástroj, který pomáhá zvládat nároky současnosti.

Digitalizace neznamená měnit účetní metodiky, nenahrazuje účetní a neznamená, že firma začne fungovat jinak ze dne na den. Jde o to, že část rutiny převezme digitální pomocník: sběr dokladů, jejich třídění, vyčtení, upozornění na chybějící informace, kontrolní mechanismy, přehled o stavu zpracování a základní automatizaci opakovaných situací.

A právě tyto činnosti jsou dnes pro účetní nejvíce zatěžující.

Hledejme pomoc technologií ne v tom, aby účetního nahradily, ale aby mu vrátily čas na skutečnou účetní práci – analýzu, kontrolu, práci s klientem a odbornou stránku účetnictví. Ne na lístky z benzínky, které někdo poslal v ideálním případě alespoň ve skupinovém chatu.

Budoucnost účetnictví bude patřit těm, kteří zvládnou objem, rychlost a kontrolu

Nástroje, které umí pracovat rychleji než člověk, budou v účetnictví standardem. Ne kvůli módním trendům, ale proto, že objem administrativy roste a firmy si nemohou dovolit ztrácet čas rutinní prací. Účetní, kteří budou mít dobře nastavené digitální procesy, budou mít konkurenční výhodu. Budou pracovat s menším stresem, menší chybovostí a větší spolehlivostí. A firmy, které doklady předávají plynule a organizovaně, budou mít stabilnější výsledky i lepší přehled o svých financích.

Digitalizace není otázkou budoucna. Je to klíčová část fungování účetnictví už dnes – a stává se zásadní podmínkou pro to, aby ekonomické řízení firem zvládlo tempo dnešní doby.

Jak to celé uchopit a kde začít?

Já to vidím tak, že dnes existují v zásadě dva přístupy k účetnictví. Ten tradiční – hlavně u starší generace účetních, které jsou zvyklé pracovat s papíry, šanony a mají pocit kontroly, když mají doklad fyzicky v ruce. A pak druhý, moderní přístup – kde už člověk nechce mít v kanceláři ani jeden papír a vše chce čistě digitálně. Ani jeden z těch přístupů neodsuzuju. I já si pamatuju ručně psaný peněžní deník v roce 1990 a 1991. V roce 1992 jsme sice začali účtovat na počítači, ale papíry stále všude. Jsem pes – nemám rád lajdáckost, nepořádek a „nějak to dopadne“. U nás v kanceláři trvám na pravidelných revizích a měsíčních dokladových inventurách. Chci mít účetnictví přesné, ale stejně jako většina majitelů firem ho chci mít zároveň včas a s rozumnou časovou dotací. Už dávno nejedeme styl „25. den v měsíci se všichni zblázní“ a dohání se resty a narychlo podává přiznání k DPH a Kontrolní i souhrnné hlášení a reporty a výsledky firma má jen předběžné a následně se vše mění občas až někdy za rok v červnu před podáním DPPO. Jsem ale pragmatik, chci být efektivní, mám rád technologie a když mi něco ušetří čas, nervy a stojí to jen zlomek toho, co stojí lidská práce, tak to prostě dává smysl. Složité, individuální nebo jednorázové účetní případy klidně nechám na ruční práci. Ale tam, kde to dává logiku – opakované doklady, účtenky, běžné faktury, rutinu – tam jsem jednoznačně pro digitalizaci. Proto si nemyslím, že by se účetní měli bát, že „AI je nahradí“. To podle mě zatím není reálné. Účetní řemeslo podle mého názoru nezanikne, ale určitě se změní. A podle mě správně. Rutinu a úkony, které dnes dělá junior nebo asistentka (a často je to nebaví), umí technologie udělat rychleji, lépe, spolehlivě, včas. A účetní se mohou věnovat tomu odbornému, co má pro firmu přidanou hodnotu.

A já mám v tomhle jasno – právě proto jsem se rozhodl postavit aplikaci Calkira. Jako pomocníka, který má v DNA přesně tuto realitu, kterou tady popisuju. A že i tradiční účetní mohou digitalizaci zvládnout jednoduše, postupně a bez stresu, o tom si řekneme v dalším článku v příštím čísle – i s konkrétními příklady, čím začít a čemu se naopak ze začátku vyhnout.

__________________________________________________________________________________________________________________________

O autorovi

Milan Petráček se pohybuje v byznysu od roku 1991, tj. od svých šestnácti let. V té době začínal s vedením účetnictví při studiích školy pro rodinnou firmu. Postupně přešel do jejího vedení ve velmi mladém věku. V roce 2019 dvacet osm let budovanou firmu úspěšně prodali. Tím se mu otevřela cesta věnovat se tomu, co ho ve vlastní firmě nejvíce bavilo a hodně jí to pomáhalo. Analytika, čísla, finance a začal se zabývat externím finančním řízením firem a business mentoringem. Zaměřuje se na efektivitu podnikatelů a organizací, procesní a ekonomické řízení, obchodní oblast i jejich vzájemné propojení.

Díky svým hlubokým zkušenostem dokáže rychle proniknout do firemních procesů a kultury — umí propojit technickou, obchodní, účetní a ekonomickou stránku firmy, aby fungovala jako celek. V praxi klade velký důraz na manažerské účetnictví a umí jej nastavit tam, kde dosud dominuje účetnictví orientované hlavně na daňové účely, má zkušenosti i s krizovým řízením firem.

Jako spoluzakladatel aplikace Calkira pracoval se svým týmem na vývoji nástroje, který reflektuje jeho podnikatelskou zkušenost i porozumění potřebám účetních a firem. Cílem bylo nabídnout pomocníka, který není jen technologickou hračkou, ale praktickým řešením pro reálné výzvy v účetnictví – s jednoduchou instalací a dostupnou cenou i pro menší kanceláře a podniky.