Blog: Od pouhé digitalizace ke skutečné automatizaci

Napsali jsme pro Sdružení účetních a daňových poradců:

3. díl série od spoluzakladatele Calkiry Milana Petráčka o účtování dokladů za 2–3 sekundy, funkčním schvalování a fungování semaforového principu v praxi.

Od digitalizace k automatizaci: jak může vypadat účetnictví, když procesy opravdu fungují

V předchozích dvou článcích jsem psal o tom, proč se dnes bez určité míry digitalizace účetnictví prakticky neobejdeme a proč je důležité začít jednoduše, bez přehnaných očekávání a bez snahy po technologiích chtít zázraky hned první den. Z praxe totiž vidím, že právě přehnaná očekávání jsou často nejrychlejší cestou k tomu, jak si digitalizaci znechutit a vlastně zbytečně zůstávat ve starých návycích a dnes již zbytečné manuální práci.

Jakmile se ale základní digitální procesy ve firmě nebo účetní kanceláři ustálí, začne se postupně otevírat další prostor. Najednou už nejde jen o to, že doklady přicházejí digitálně a neztrácejí se v e-mailech nebo šanonech. Začínají se objevovat možnosti, jak práci posunout ještě dál – k automatizacím, pokročilému schvalování nebo chytrým kontrolním mechanismům.

A právě tady začíná být digitalizace opravdu zajímavá.

Automatizace: když rutina přestane být práce

Každá účetní kancelář nebo ekonomické oddělení ve firmě má velké množství dokladů, které se opakují. Faktury za služby, nájemné, energie, telekomunikace, software, pravidelné dodávky. Tyto doklady mají často velmi podobnou strukturu, opakují se každý měsíc a účtují se stále stejným způsobem.

V dobře nastaveném digitálním systému se právě tyto doklady stávají ideálními kandidáty na automatizaci. Systém se postupně naučí jejich logiku, chápe účetní osnovu, vazby na střediska nebo zakázky a dokáže velmi rychle navrhnout nebo rovnou provést zaúčtování.

Účetní pak už nemusí každý měsíc znovu a znovu přepisovat stejné údaje. Kontroluje výsledek, potvrzuje ho a věnuje se tomu, co je skutečně důležité. Rutina se tak postupně mění z manuální práce na kontrolní činnost. 

Konkrétně v naší firmě zaúčtování takovýchto dokladů trvá řádově 2-3 sekundy. Máme nastavenou automatizaci již od přijetí e-mailu s primární fakturou, ten automaticky posílá fakturu do Calkira, přidá štítek pro přehlednost, zároveň se archivuje. V Calkira následně zapracuje AI účetní, která už doklady podobného typu zná, perfektně přiřadí zaúčtování, středisko, zakázku a pokud doklad splňuje např. z pohledu částky očekávanou hodnotu, projde i automatickým schválením přímo do účetního systému. Pokud tedy je doklad zaplacen kartou nebo inkasem, práce s ním opravdu trvá 2-3 sekundy, v případě plateb příkazem zbývá jen řádně a včas zaplatit. No, kdo by to takto nechtěl?

Schvalování: konec věčného čekání na fakturu

Dalším místem, kde může digitalizace výrazně pomoci, je schvalování dokladů. V mnoha firmách je právě tento krok největším zdrojem zpoždění nebo také průšvihů s chybně zaplacenou částkou, protože se například dvě oddělení nedohodnou, jestli byla zakázka kompletní nebo služba na 100 % dokončena. Faktura dorazí, ale není jasné, kdo a jestli ji vůbec může a má schválit. Nebo se čeká, až se odpovědný člověk často k jím nenáviděné práci schvalování dostane, případně doklad koluje mezi několika lidmi a účetní vlastně neví, zda už může účtovat. Občas se stane, že se pak faktury platí pozdě a řeší se proč a za kým by mělo jít třeba účtované penále nebo jiné problémy s poškozováním dobrého jména firmy. 

Pokud je schvalovací proces součástí digitálního systému, situace se výrazně zpřehlední. Doklad má jasně danou cestu – kdo ho má schválit, v jakém pořadí a kde se právě nachází. Účetní i vedení firmy mají přehled, zda se doklad zpracovává, nebo na někoho čeká. Stejně tak kdykoliv zpětně je možné v digitální stopě najít u koho a jak dlouho se doklady zdržely, proč mohlo dojít třeba k prodlení. 

Takový systém pak nepřináší jen úsporu času. Přináší také větší jistotu, že náklady firmy jsou pod kontrolou a že doklady nezůstávají „viset“ někde mezi lidmi. Nemluvím ani o přesnějším a spolehlivějším reportingu. Přiznejte si, kdo z vás nikdy nezažil, že se po reportingu opravovaly výsledky, protože důležitá faktura se fakticky dostala do účetnictví s výrazným zpožděním.

Kontrola a bezpečnost

Velkou výhodou moderních digitálních systémů je také možnost nastavit kontrolní mechanismy. Systém může například upozornit na jiné číslo účtu, než na které platíme dodavateli běžně, stejně tak upozorní, pokud je nějaká změna v opakovaných fakturách a systém takový doklad jednoduše nenechá projít na tzv. „autopilota“ za 2 sekundy nebo nedoplní údaje, kdy si není jistý správným zaúčtováním.

Já tomu říkám semaforový princip. Pokud je všechno jasné, svítí zelená a systém může pokračovat. Pokud si není úplně jistý, objeví se oranžové upozornění a účetní se na doklad podívá důkladněji, jednoduše je potřeba zásah člověka.

Takový princip podle mě velmi dobře ukazuje, jak by měla digitalizace fungovat. Technologie převezme rutinu a účetní zůstávají tam, kde je potřeba jejich zkušenost a úsudek.

Co zůstává účetním

Přestože technologie dokážou převzít velkou část rutinní práce, existuje celá řada situací, kde bude mít účetní vždy hlavní slovo. Typicky složitější rozúčtování nákladů, kombinace středisek, specifické obchodní případy nebo kontrola návazností mezi jednotlivými doklady.

Účetnictví totiž není jen technická disciplína. Je to také práce s logikou firmy, s jejími procesy a s tím, jak jednotlivé operace dávají ekonomický smysl. A právě v těchto situacích je lidský úsudek nenahraditelný.

Digitalizace tak podle mého názoru účetní neoslabuje. Naopak. Postupně je zbavuje rutinních činností a dává jim více prostoru pro odbornou práci, kontrolu a interpretaci dat.

Kam se může účetnictví posunout

Když dnes vidím firmy nebo účetní kanceláře, které mají digitalizaci dobře nastavenou, rozdíl je velmi výrazný. Doklady přicházejí průběžně, systém s nimi pracuje, automatizace zvládá velkou část rutiny a účetní má nad procesem kontrolu.

Najednou není potřeba čekat na konec měsíce, aby se všechno dohnalo. Informace o nákladech a hospodaření jsou dostupné průběžně a vedení firmy může reagovat mnohem rychleji.

Právě takový stav považuji za skutečný smysl digitalizace – ne nahrazení účetních, ale vytvoření prostředí, kde účetnictví funguje plynule, přehledně a bez zbytečného stresu.

Digitalizace jako praktický pomocník

A právě s tímto přístupem jsem se i já rozhodl podílet na vzniku aplikace CALKIRA. Ne jako technologické hračky, ale jako praktického pomocníka postaveného na skutečných zkušenostech z účetnictví a firemní praxe.

Naším cílem nebylo vytvořit další složitý systém, ale nástroj, který pomůže účetním a firmám zvládnout rostoucí objem dokladů, zjednoduší tok informací a postupně otevře prostor i pro automatizace a pokročilé procesy, o kterých jsem psal v tomto článku.

Digitalizace totiž nemusí být revoluce. Může to být postupný krok k tomu, aby účetnictví fungovalo přesně, včas a s menším stresem pro všechny, kteří s ním každý den pracují.